엑 셀 입 력

 

전화면으로

 

 

엑셀파일이 엑셀구성에 맞지 않으면 입력되지 않습니다. 해당 엑셀파일을

관리자에게 전송하시면, 엑셀구성 정보를 점검해 드립니다.

관리자메일 : magicact@nate.com

 

엑셀을 이용한 전표 및 거래처 등록

통장입출내역(은행), 신용카드사용내역(카드사), 세금계산서발행내역(홈텍스) 등의 엑셀파일을 이용해 회계전표를 입력할 수 있는 기능입니다. 부수적으로 세금계산서 목록 혹은 신용카드 사용내역(사업자용 종합소득세 신고용 내역)에는 사업자등록번호 와 상호가 나오므로 이를 이용하여 거래처를 등록시킬 수 있습니다. 또한 홈텍스의 거래처목록 엑셀파일로 거래처를 등록하는 기능도 참고하십시오.

 

(엑셀파일)

(전표로 변환)

(엑셀종류/구성)

(회계전표)

(엑셀파일로 회계전표를 변환)

 

영상 엑셀기능의 시현(1)

동영상의 내용

1.     홈텍스 거래처목록 다운로드 → 거래처 일괄등록

2.     홈텍스 매출세금계산서목록 → 매출전표

3.     은행별 통장거래 내역 → 보통예금 입출금 전표
적요로 출금계정 추정기능

4.     분개장 엑셀 → 회계전표로 입력

5.     회계장부를 엑셀로 출력하는 법

6.     각종 코드정보를 엑셀로 출력하는 법
코드정보를 엑셀 → 코드정보 입력하는 법

 

영상 엑셀기능의 시현(2)

동영상의 내용

1.     신용카드 사용내역으로 지출전표 입력방법
각 신용카드 홈페이지 에서 사용내역을 받는 방법
신용카드 사용내역으로 거래처를 자동 등록하는 법

2.     매입세금계산서 목록으로 매입전표 생성시키는 방법

3.     은행의 통장 거래내역으로 입출금 전표를 등록하는 법

4.     신용카드 사용내역 등록시 부가세가 0인 자료 처리하는 법
매입장에서 공급가 부가세 조정 입력하는 법

5.     통장 거래내역 엑셀등록 시 적요-계정 변환표 작성법

 

경비자동 입력

신용카드회사의 카드사용내역을 엑셀로 받아 경비전표를 쉽게 입력할 수 있습니다.

 

신용카드 회사에 로그인 합니다.

각 신용카드 회사의 홈페이지에 접속하세요. 사용자ID 및 패스워드가 필요합니다.

 

부가세신고용 카드사용내역을 엑셀로 다운로드 받습니다..

일반카드 사용명세에는 사업자번호 및 부가세가 나오지 않으므로 꼭 부가세신고용(혹은 사업자매출내역)을 받아야 합니다. 이 자료는 일반내역서와 달리 6개월분 혹은 1년간의 장기 내역을 한 번에 받을 수 있으며, 카드사에 따라 다르겠으나, 내역생성을 요청 후 잠시 기다려야 하는 경우도 많습니다.

 

엑셀파일을 읽어드립니다.

카드사용내역을 선택하고 해당 금융기관을 선택하여 엑셀 파일를 읽어 드립니다. 만일 금융기관 선택에서 해당 카드사가 없다면 새로내려받기 버튼을 클릭 후 다시 찾아 보십시오 그래도 없다면 제작사에 문의하시거나, 금융기관 코드를 만들어야 합니다.

 


(
참조 항목 및 버튼)

 

엑셀자료를 읽어드릴 때.

주계정복리후생비를 입력 하세요.

거래처명(카드종류임)카드번호를 선택해 주어야 합니다.

 

자료를 읽은 후 자료체크를 실시 하여야 하며 노란색으로 변하면 전표생성입력 을 누르면 회계전표가 발생합니다. 만일 자료체크 시 노란색으로 변하지 않는 데이타는 오류가 있는 것 임으로 거래처등록 혹은 코드를 등록하여야 합니다.

 

보정이 필요한 자료

공급가가 면세상품 분 공급가액을 포함하거나, 혹은 부가세가 있는 경우인데도 0으로 표시된 경우 등 보정이 필요한 경우는 일단 회계전표로 변환 후 전표수정 혹은 매입매출장 화면에서 공급가와 부가세를 분리 작업을 할 수 있습니다.

 

부가세가 0인 경우

부가세가 있음에도 불구하고, 부가세를 0으로 주는 경우 (대형 마트의 명세상품/과세상품 이 섞여있는 경우)가 있으며, 부가세 포함가를 자료로 주는 경우 우선 회계전표로 생성시킨 후 회계 전표수정 화면에서 부가세분리 버튼을 눌러 총액에서 공급가와 부가세를 분리할 수 있습니다.

 

일부만 부가세가 있는 경우

면세품목 과 과세품목이 뒤섞인 경우, 합계 공급가의 10%가 부가세가 되지 않습니다. 따라서 이 경우 매입장의 공급가 수정기능으로 과세품목의 공급가만 분리해 주어야 합니다.

 

 

엑셀처리개념 (1)

엑셀파일은 복식부기 회계전표로 변환되기 위해서는 누락된 정보가 있습니다. 이는 전표등록 과정에서 추가로 입력해 주어야 합니다.

 

어떤 누락정보가 있을까요?

통장거래 내역 파일은 보통예금 통장을 중심으로 입출금 일자 및 금액 적요 등을 기록한 파일입니다. 그런데 그 상대계정 즉 출금계정, 입금계정은 표시되어 있지 않습니다. 복식부기 원리상 차변계정과 대변계정이 존재해야 회계전표가 구성될 수 있는데 한 쪽 계정이 없다는 것입니다.

홈텍스의 매출 세금계산서파일 역시 거래처, 품목 및 거래 금액 등은 존재하나, 매출계정(상품매출, 제품매출, 서비스매출 구분)과 와 매출대금을 어떻게 받는지에 대한 구분 즉 현금매출인지 외상매출인지 구분할 수 있는 정보가 없습니다.

신용카드 거래내역 엑셀도 일자금액 거래처 등은 있으나 어떤 계정으로 지출했는지는 알 수 없습니다.

 

누락정보 보완

엑셀 파일에서 누락된 정보는 화면 중간부분의 기본정보 입력란에 직접 지정하고, 파일을 읽어드리게 됩니다. 일괄 보완 입력된 내용은 필요시 세부조정을 한 후 회계전표로 변환하게 됩니다.

 


(기본정보 입력란)

 

엑셀처리개념 (2)

제공되는 기관에 따라 엑셀 파일은 구조가 다르기 때문에 어느 은행의 파일인지 선택한 후 엑셀을 읽어드려야 합니다. 이것을 엑셀구성 정보라 합니다. 엑셀은 예고 없이 날자 열이 2열에서 3열로 이동되기도 합니다. 이러한 변경이 있을 때 프로그램 업그레이드를 기다리지 않고, 엑셀구성의 내용을 수정하여 곧바로 적용시킬 수 있습니다.

 

엑셀구성 정보코드 다운받기

제작사에서 미리 작성한 은행별 엑셀구성 정보들은 새로내려받기 버튼을 누르면 자동으로 다운로드 됩니다.

 

엑셀구성 정보코드가 업는 경우

원하는 엑셀구성이 없다면 magicact@nate.com 으로 엑셀파일을 보내주세요. 제작사에서 설정해드립니다. 제작사의 신속대응이 어려울 때는 사용자가 구성정보를 직접 만들거나 수정하여 사용할 수 있습니다.

 

 

엑셀처리개념 (3)

처리개념(1)에서 언급된 누락정보 중 상대계정을 자동처리 할 수 없을까 하여 고안된 방법이 적요-계정 변환 기능입니다. 통장거래내역 엑셀의 적요를 보고 어떤 계정인지 매칭 정보로 변환하는 것입니다.

 

적요-계정 변환 정보

은행 입출금 파일의 경우 적요에 KT9757101 이라고 적혀 있으면 KT에 자동납부 되는 전화요금 이니 이때 경비계정은 통신비로 판단할 수 있습니다. 코웨이렌탈 이라고 적혀있다면 수선유지비, 한환손10026 이면 보험료 납부로, 전기요금 이면 수도광열비 등으로 판단할 수 있습니다. 이 같은 정보로 적요-계정 변환표를 미리 작성해 두면 엑셀을 읽어 드릴 때 상대계정을 적요 매칭정보에 의해 자동 변환할 수 있습니다.

 

엑셀처리개념 (4)

회계계정 명칭에 별칭을 지정할 수 있습니다. 예를 들면 복리후생비 계정에 음료대 란 별칭을 등록하면, 음료대라고 입력해도 복리후생비로 알아서 입력 됩니다. (계정 별칭의 개념)

엑셀자료 변환 작업 시에는 수작업 혹은 타 회계 시스템의 자료를 입력할 수 있습니다. 즉 계정명칭이 다른 많은 자료를 입력해야 할 경우가 있습니다. 이런 경우 계정별칭에 이전에 사용하던 계정명을 입력해 엑셀변환을 하면 쉽게 변환 할 수 있습니다.

 

계정별칭-검색이름의 사용

코드종합관리(단축키 F2) 계정코드 관리에서 검색이름에 별칭을 입력합니다. 별칭은 콤마로 분리하여 여러 개의 별칭을 지정할 수 있습니다. 즉 복리후생비 계정에 식대,출장비,피복비 와 같이 3 개의 별칭을 지정하면 이 이름 중 어느 한 개로 입력해도 복리후생비를 입력한 셈이 됩니다.

 

 

엑셀구성 정보코드 수정

엑셀구성 정보 코드 입니다.

(엑셀구성 정보)

 

시작행(R) : 엑셀에서 순수 데이터가 시작되는 행 (헤더부분을 제외 시키기 위함)

일자, 적요, 거래처명, 공급가, 부가세 등: 타이틀에 해당되는 엑셀의 열 번호를 숫자로 표시해 입력합니다. ( A열은 1 , B열은 2 .. 로 입력 합니다. )

 

 

다음은 엑셀파일의 예 입니다.

(엑셀 1 행에 한 장의 전표를 의미합니다.)

 

일 자

A열의 일자는 2016-05-01 과 같은 형식으로 입력되어 있어야 합니다. 16-05-01 or 2016/05/01 등의 표현은 일자로 인식되지 않습니다.

 

계정이름

E열의 계정이름은 혹은 검색이름 이어야 합니다.

 

관리번호 이름

보통예금 계정은 통장이름 또한 동시에 지정되어야 합니다. 통장번호별로 보통예금 장부가 작성되어야 하기 때문입니다. 같은 개념으로 카드미지급금 장부는 카드번호별로, 외상매출금 장부는 거래처별로 구분 되어야 이 같은 관리명칭을 관리번호이름이라고 합니다.

현금 같은 계정은 관리기준이 없지만, 보통예금, 외상매출금, 카드미지급금 등 한 개의 관리기준을 갖습니다.

 

계정의 관리기준은 계정코드 설정(단축키 F4)에서 사용자가 변경시킬 수 있으나, 주요계정은 가능하면 기본설정값을 그대로 사용해야 합니다.

 

자료체크와 입력

자료체크 버튼을 누르면 엑셀데이터가 구성정보에 부합되는지를 체크하게 됩니다.  예를 들면 일자 데이터에는 일자가 입력되어 있는지, 금액데이터게 숫자가 입력되어 있는지 체크 합니다. 이상이 없으면 전표입력 준비상태가 됩니다. 전표생성 버튼으로 전표를 생성하게 됩니다.

 

(( 참 고 하 세 요 ))

일일보고의 분개장 화면에서도 엑셀파일로 전표를 입력할 수 있습니다.

타 회계 시스템에서 출력된 분개장 같은 엑셀자료는 엑셀 입력이 아닌, 분개장에서 입력하면 편리합니다

 

 

계정별칭(검색이름) 수정

코드종합관리(단축키F2)의 계정코드(ACACCD) 정보 화면입니다. 그림과 같이 계정명칭 과 검색이름과 같이 2 개의 이름을 지정할 수 있습니다.

 

엑셀파일에서 사용할 계정이름 혹은 별칭(검색이름)을 일치화 시키면 됩니다.

참고 : 코드설정의 우측상단의 일괄이란 버튼을 눌러 놓으면, 엑셀처럼 화면에서 직접 수정할 수 있습니다.

 

 

관리번호 설정 화면

관리번호에는 거래처, 계좌번호, 카드번호, 자산번호, 사원번호 등이 있습니다. 해당 코드는 코드종합관리(단축키F2) 에서 수정할 수 있습니다.

(계좌번호(ACGUJA) 화면 입니다.)

 

엑셀에서 사용하는 계좌이름은 이곳의 계좌명칭 즉 관리명칭과 일치하여야 합니다.

 

 

엑셀입력 과정

입력 가능한 엑셀종류를 선택합니다.

 

(엑셀전표입력화면)

 

엑셀종류를 지정한 후 엑셀읽기 버튼으로 엑셀 파일을 읽어 드립니다.

엑셀데이타는 엑셀구성에서 설정하는 시작 행, 일자 열, 금액 열 등 위치가 맞아야 합니다.

 

 

엑셀을 읽어 드린 후

(엑셀파일 전표입력 화면)

 

화면과 같이 데이터가 들어오면 ①자료체크 버튼을 누르고, ②전표생성입력 버튼을 누르면 전표로 입력 됩니다.

 

엑셀구성 설정 (통장거래 내역의 경우)

 

통장거래내역 엑셀 파일은 은행별로 데이터의 위치가 조금씩 다른데, 은행별 구성을 미리 맞추어 주어야 엑셀을 읽을 수 있습니다. 엑셀구성 버튼을 눌러 정보을 맞추어야 합니다.

 

엑셀구성 정보는 삭제하면 제작사 서버로부터 기본구성 정보코드가 자동으로 내려옵니다.

 

(은행별 엑셀구성을 선택하는 장면)

 

예를 들어 엑셀파일 기업은행 통장거래내역을 보면 다음과 같습니다.

 

이 파일의 열은 거래일은 B, 출금액C, 입금액은 D, 거래내용은 F 열에 표시되어 있습니다.

 

이 경우 엑셀구성 정보는 녹색 음영 부분과 같이 맞추어 주워야 합니다.

(녹색음영처리 부분 참조)

일괄수정 (화면위쪽) 버튼을 눌러놓으면 위 화면에서 일자, 입금, 출금, 적요 열등 직접 숫자(열번호)를 입력할 수 있습니다.

 

 

상대계정 추가 설명

 

전자세금계산서 목록인 경우

매출의 경우 상품매출인지, 제품매출인지, 서비스매출 인지 즉 매출계정을 구분해 주어야 합니다.

매입의 경우 무엇을 매입했는지 즉 원재료인지 상품인지 고정자산인지 아니면 경비지출 인지의 계정을 추가해 주어야 합니다.

 

또한 거래대금 지불방법에 따라 외상인지 현금인지 예금인지 에 따라 외상매출금, 현금, 보통예금등 계정이름을 지정해 주어야 합니다.

 

 

카드사용내역 파일인 경우

거래일자와 거래처명, 공급가, 부가세는 있지만 무엇을 위해 지불한 돈인지 상대계정 정보가 없습니다. 즉 출장비인지, 복리후생비 인지, 접대비인지 상대계정 이름을 지정해 주어야만 회계전표가 생성될 수 있습니다.

 

 

거래처 일괄등록 기능

전자세금계산서 목록 혹은 신용카드 사용내역 파일인 경우 거래처의 사업자등록번호와 상호가 다량으로 정확하게 기록되어 있습니다. 이 정보를 이용하여 MP회계 거래처를 일괄 등록할 수 있습니다. (거래처목록 단축키 F3)

 

 

수금/결재 전환 버튼에 대해서()

(만일 모든 매입이 외상거래 이었다면) 매입 전자세금계산서 자료를 읽어 드린 후 이를 근거로 결제전표를 쉽게 만들 수 있습니다. 즉 이번 달 매입전자세금계산서 엑셀을 읽은 후 수금결제 전환버튼을 누르면 결제내역을 입력한 것처럼 손쉽게 회계전표로 변환해 줍니다.
매출 전자세금 계산서 파일을 읽은 후 수금결제 전환버튼을 누르면 수금내역을 입력용 회계전표를 쉽게 변환할 수 있습니다.

 

 

통장 입출금 파일의 경우

예를 들어 400,000 원이 거래처로부터 입금되었다면 이 돈이 수금인지, 판매대금인지 부가세는 포함 되었는지 여부를 추가 지정하여야 전표로 변환이 가능합니다.

 

이 엑셀자료에 기록된 적요사항으로 입출금 계정을 추정할 수 있습니다. 즉 적요에 다음 문자가 포함되 있으면 미리 정의된 추정계정으로 자동지정 됩니다. – 이 추정계정은 사용자가 고쳐서 사용 가능합니다.

 

적요에 포함된 글자

추정계정

현금

현금

보험료

보험료

수수료

지급수수료

공인인증서

지급수수료

전화료, 일반전화,  통화료

통신비

전기료

전력비

수도료, 가스료

수도광열비

결산이자

이자수익

국세, 소득세, 지방세, 공과금, 부가세, 부가가치세

세금과공과

 

 

 

 

자료체크 버튼

 

엑셀에서 읽은 자료를 점검하는 버튼으로 계정명, 거래처명, 계좌명, 카드명등 등록된 이름을 검사하여 오류인 경우 (회색바탕)으로 표시됩니다. 만일 오류가 없다면 노란색으로 선택되며, 집어넣기 대상 자료가 됩니다. (아래 화면 참조)

 

이때 전표입력 버튼을 누르면 회계전표로 입력됩니다.

 

(자료체크 OK ; 노란색 선택)

 

 

전표보기 버튼

 

엑셀에서 읽어 드린 자료는 회계전표 모습으로 미리보기가 가능합니다. 이때 이름 등이 맞지 않는 자료는 전표에서 쉽게 식별이 가능합니다.

전표보기를 누를 때 다음과 같이 보이게 됩니다. (엑셀전표)

 

( 전표 생성전 미리보기 ; 엑셀전표 )

 

 

 

전표생성입력(회계전표 집어넣기)

노란색으로 선택된 자료들은 회계전표로 입력됩니다. 이때 전표입력이 성공한 자료는 글씨색이 붉은색으로 변합니다. 회계전표가 생성된 자료는 다음과 같이 붉은색으로 바뀝니다,

(전표로 입력 완료자료 : 붉은색)

 

 

 

전표목록 버튼

이 화면에서 입력된 전표목록을 표시해 주는 버튼입니다. 표시기간내의 모든 전표가 아니라 이 기능에 의해 입력된 전표만을 보여줍니다. , 이 버튼을 누르기 전 이미 전표목록 화면이 열려있으면 열려 있던 화면이 그대로 보이게 되므로, 전표목록 화면을 닫고 다시 클릭하여 이 버튼에 의해 화면이 열려야 합니다.

 

 

이 목록으로 표시된 전표목록 화면은 표시기간과 관련 없이 입력일시가 당일인 입력분 자료들만 표시됩니다.

 

전화면으로

 

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